1樓：紫色學習
電子檔案帶來的挑戰要求檔案管理工作進行徹底轉變，不是漸進式的量變，而是根本性的質變。我國當前實行的雙套制歸檔策略只是漸近程序中的一種過渡性手段，這項措施實行的時間越長，越不利於電子檔案管理工作的與時俱進。當前我國亟待在國家層面上將全程管理和前端控制確定為整體檔案保管策略。
這是一項相當複雜的系統工程，意味著擴大檔案管理範圍，顛覆傳統管理理念，重新塑造業務流程，乃至達到政務流程再造。目前，我國電子檔案管理亟待完善如下措施：
制定電子檔案管理國家戰略
電子檔案管理國家戰略，就是從國家層面和戰略視角對電子檔案管理全域性性、基本性、長期性問題所進行的目標定位、統籌規劃和基本制度安排。是一個國家對電子檔案管理工作的基本態度和總體思路。其實質是用戰略的眼光來研究和解決電子檔案的管理問題。
①目前我國各地區、各機關的電子檔案管理工作仍然具有強烈的自發性和分散性特徵，缺少國家層面的整體設計、統一規劃、戰略部署與方法指導，這種情況如果不及時加以改變，就很難保證當代社會電子檔案的科學管理、完整儲存和有效利用，國家將會為此付出高昂的經濟成本和社會代價。加強頂層設計，制定和實施我國電子檔案管理的國家戰略已經迫在眉睫。②
確立電子檔案全程管理體制
隨著電子檔案在我國檔案管理物件中所佔比例愈大，管理好電子檔案的需求愈強烈，改革我國文件管理體制的願望愈迫切。全程管理是電子檔案管理的基本原則之一，根據這項管理原則，需要確立國家電子檔案全程管理的體制。電子檔案從形成到處理、歸檔、利用，中間經過很多環節。
哪一個環節職責不清、制度不明、考慮不周，都可能造成對電子檔案真實性、完整性、可用性、安全性的危害。由檔案機構跟蹤和監控電子檔案全程可以最大限度地避免這些危害。因此，及早確立電子檔案全程管理體制，明確各方面的職責要求，就顯得非常重要。
確立電子檔案全程管理體制是在國家和地方電子政務的總體框架下，在規範、標準的檔案格式和資料結構基礎上，將電子檔案從形成起就納入檔案管理的視野。把電子檔案形成、電子檔案處理、電子檔案歸檔和電子檔案管理作為一個整體，統一規劃、統一設計、統一流程、統一標準，確保檔案機構內部、檔案機構之間、檔案與檔案機構之間有關電子檔案資訊的及時流動與管理，實現電子檔案文件一體管理的無縫銜接。國際檔案理事會電子檔案委員會曾經指出：
「在電子檔案領域中，我們應該在設計資訊系統時就對檔案管理需求予以考慮，在電子檔案的整個生命週期中對電子檔案要進行認真控制……無權干涉現行檔案的檔案館會發現他們在處理電子檔案時處處受制。」③對於電子檔案管理來說，確立全程管理體制是電子檔案運動客觀規律的內在要求，管理符合業務流程優化的基本精神，也是先進國家電子檔案管理的基本經驗。
確立電子檔案全程管理體制就要改革當前我國的檔案管理體制和檔案事業管理體制。其關鍵在於改國家檔案局為國家檔案與檔案局④，由它統管全國檔案、檔案工作事務，制定電子檔案全程管理的各項政策、制度，對電子檔案的生命全過程進行統一有效的管理。同時各級檔案局更名為檔案與檔案局，使檔案機構全程監控檔案管理「名正言順」。
⑤體制的變革是根本性的，也是相當複雜並存在許多問題的。但是，對於我國電子檔案發展的未來而言，它又是必要的和必須的。2023年1月，**辦公廳、***辦公廳聯合下發的《電子檔案管理暫行辦法》中確立由中共**辦公廳、***辦公廳、國家發展和改革委員會、工業和資訊化部、財政部、國家檔案局、國家保密局、國家密碼管理局、國家標準化管理委員會9部門組成的國家電子檔案管理部際聯席會議制度來確定我國電子檔案管理的國家政策，可以說是在體制改革上向前邁出了探索性的一步。
它對於我國未來的電子檔案管理工作必將產生重要影響。
明確電子檔案管理流程
檔案管理對電子檔案形成的介入需要在體制確立的基礎之上明確電子檔案管理流程。它包括對其建立、管理和處置，即在電子檔案從形成、運轉辦理、傳輸、儲存到轉換為檔案或銷燬的完整生命週期中，以特定方法和原則對其進行建立、加工、利用、保管，使其完善並獲得必要功效的行為或過程。
我國傳統檔案、檔案管理的特徵是分階段管理，對於我國當前的電子檔案管理來說，傳統的分段式流程存在許多弊端，必須基於業務流程優化的理論對我國文件管理的整體流程進行系統分析和科學的整合。從考慮檔案管理的專業需求出發，梳理整個電子檔案管理流程，將保障電子檔案真實性、完整性、可用性、安全性的實現條件融入電子檔案生命週期各個階段的管理當中，把需要和可能在檔案形成階段實現或部分實現的管理功能儘量在同一階段實現，並由檔案機構對整個檔案管理流程進行監督，以嚴格控制電子檔案質量。
國際檔案理事會電子檔案委員會編寫的《電子檔案管理指南》將電子檔案生命週期劃分為三個階段：設計階段、形成階段、維護階段。明確電子檔案管理流程是設計階段的重要內容。
明確電子檔案管理流程就是明確流程中電子檔案的形式、內容與結構、檔案格式、系統失效的可能性等，確定電子檔案的歸檔範圍、歸檔時機、歸檔方式和歸檔要求，明確儲存電子檔案所依靠的技術，落實保障電子檔案真實性、完整性、可用性、安全性的具體措施。通過明確電子檔案管理流程，充分考慮電子檔案的檔案管理需求，將一體化的管理模式落到實處，構建起從檔案形成（包括檔案形成前檔案管理系統的設計）到檔案作為檔案儲存和利用的管理過程中連貫一體的管理模式。明確電子檔案管理流程有助於對電子檔案的管理進行統籌規劃，將電子檔案管理需求融入管理過程中。
有助於整合檔案管理功能與檔案管理功能，使二者有效銜接。在電子檔案的運轉過程中同步完成檔案著錄、資訊捕獲等功能，把電子檔案涉及的檔案管理問題在電子檔案現行階段一併解決。
目前國內外法律界在關於電子檔案能否成為證據的問題上，開始關注和重視電子檔案的管理流程。例如加拿大國家證據法中判定電子檔案能否成為證據有兩條原則：一是「要在正常而原始的業務流程中形成的檔案」才能被採納；二是證據的價值要依據「檔案形成的環境」來決定。
可見，流程的確定對於保證和實現電子檔案真實可靠具有決定性意義。通過確定流程實現檔案管理的介入和控制，使具有檔案價值的電子檔案得到確認與維護，使形成的電子檔案真實可信，可資為憑。
2023年7月結項的國家哲學和社會科學**檔案學專案《電子政務環境下電子公文流程分析與設計》對電子公文流程進行有效的抽象，從整體和全域性上設計了一個適合我國國情的、滿足全程管理需求的處理模型——「儲存即歸檔」模式，該模型可以為我國國家整體電子檔案管理流程的確立提供參考和借鑑。⑥
開發電子檔案管理系統
電子檔案管理系統是辦公自動化系統與檔案管理資訊系統合而為一的計算機管理軟體。這種系統是針對某一個或若干個機構的電子檔案，從電子檔案的生成開始，到電子檔案的運轉處理，到一部分電子檔案轉化成為電子檔案，到電子檔案的管理與提供利用，到對電子檔案進行遷移或銷燬為止，能夠（通過網路）對檔案的整個生命週期進行相應控制與有效管理的計算機自動化管理軟體系統。這個系統能夠自動記錄電子檔案的後設資料和各種背景資訊，能夠對電子檔案和電子檔案進行管理與提供利用，能夠保證電子檔案與電子檔案的行政有效性和法律證據性，同時也能夠匯入紙質檔案等的管理資訊並對其進行管理。
電子檔案的管理需要在預設好整體流程的基礎之上開發電子檔案管理系統。通過電子檔案管理系統的開發達到流程設計中的各項要求，實現電子檔案生命週期的全程管理和監控措施。電子檔案管理系統要與單位業務系統無縫對接，採用技術手段既將電子檔案全程納入檔案管理視野、滿足檔案管理需要，又有利於高效、方便地開展業務工作。
電子檔案管理系統應該具有三大特點：一是具有「捕獲」功能，可以對管理範圍內的電子檔案本身及其各類背景資訊進行獲取；二是具有完備的後設資料體系，以便確保電子檔案的真實性、完整性；三是具有完備的網路功能，以實現電子檔案管理的高速化和連續化。我國當前的多數資訊系統還不能保證電子檔案的檔案憑證價值的實現，這些系統不是真正的電子檔案管理系統。
記錄電子檔案背景資訊
電子檔案管理系統應具有科學、準確的記錄功能，隨時將需保留的資訊記錄下來，必要時對電子檔案採取跟蹤記錄的方式。記錄包括系統的自動記錄和必要的人工記錄。其所記錄的資訊最主要的是背景資訊。
電子檔案內容資訊形成的同時也會形成相關的背景資訊，這些背景資訊反映了檔案形成過程中的各種聯絡。記錄的目的是保證電子檔案的原始性、真實性。在有效系統中記錄的電子檔案背景資訊具有原始性，可以成為證實電子檔案真實可靠的有效依據。
因此，應該將具有儲存價值的電子檔案的必要的背景資訊一併記錄下來並實施有效的控制。記錄的內容主要是電子檔案形成、處理、管理和使用情況，使其管理全程均有真實記錄可供查詢。這些記錄下來的背景資訊成為電子檔案的著錄資訊。
因此，原來在檔案形成、歸檔之後才開展的著錄工作，便向檔案形成階段前移。
電子檔案管理系統記錄哪些背景資訊，由流程設計預先制定的後設資料方案決定。一份電子檔案涉及計算機處理的背景資訊是大量的，日常工作的輸出結果也浩如煙海。只有那些與電子檔案有本質上的聯絡、能夠有效地證明形成過程的背景資訊才有必要予以記錄和保留。
因此，後設資料方案的制定至關重要，決定了對電子檔案有關的諸多資訊進行選擇與取捨，並且要保證所記錄的資訊與電子檔案內容事實和形成過程具有本質上的聯絡，也必須保證方案具有客觀性、科學性和合法性。目前學術界大對於電子檔案成為證據的關聯性表示認可。認為只要電子檔案及其背景資訊的形成是實時的、通過嚴謹的流程而收集、儲存和提取的，一經形成便始終保持最初、最原始的狀態，是能夠客觀地反映電子檔案及其記錄的事實的本來面貌的。
制定相關法律、法規、標準
首先，必須通過立法確認電子檔案的法律憑證作用，說明能夠作為法律憑證的電子檔案的種類、要求等。其次，通過法律、法規確立我國的電子檔案管理國家戰略，確認全程管理體制，賦予檔案機構全程管理和前端控制的職權。再次，要將國家整體電子公文流程以政策、標準的形式確定下來，成為工作中必須遵守的準則。
此外，還有關於電子檔案管理系統、背景資訊的後設資料體系、認證體系的技術標準需要制定。這樣，才能確保國家檔案、檔案管理部門依法管理電子檔案，保證檔案管理對電子檔案形成介入的有效實施。
電子檔案法律、法規、標準的制定與電子檔案管理實踐的發展是互為因果、互相影響的。電子檔案管理實踐需要立法給予支援，立法也要以電子檔案管理實踐問題的逐步解決為前提條件，包括：科學、合理的電子檔案管理體系和管理制度；足以說明電子檔案形成過程的資訊記錄；電子檔案載體和資訊的穩定性提高；電子檔案加密、認證、簽署等資訊保安技術的提高和普及應用等。
而一旦有明確的電子檔案相關立法出臺，必將引發政務流程再造，文件管理的重塑等，會對社會各方面產生重大影響。
一般來說，立法都需要一個較長的準備期。一種新記錄方式的法律效力確立，需要一定的時間和條件。電子檔案問世的時間還不太長，廣泛普及也只是近一二十年的事。
但由於當前它正以超乎尋常的速度改變著整個社會的記錄方式，對其有關法律地位的確立、檔案管理對形成的前端介入等問題必須給予足夠的關注。南非2023年通過的《國家檔案法》賦予該國國家檔案館在檔案形成的時候就可以規範所有公共檔案的權力。該法提出「電子檔案系統」定義，並給予國家檔案館相應的特殊管理權力，明確將一些一般不歸國家檔案館管理的檔案形成者也劃入了國家檔案館的管轄之中——例如國家的安全部門、**機關的駐外機構和具有保密性質的**機關。
⑦目前，美國、加拿大、瑞典、英國、澳大利亞、紐西蘭、芬蘭、丹麥、荷蘭、韓國、義大利、德國等國均通過制定檔案法、檔案法、資訊管理政策等，授權國家檔案館負責國家公共檔案的全程管理規劃、標準制定，以及檔案檔案管理規章與規範的實施情況監督和指導。⑧對於我國來說，制定相關法律、法規、標準是當前迫在眉睫的事情，必須引起國家立法部門的重視。
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