正式公文格式

2021-12-21 03:36:46 字數 5395 閱讀 5397

1樓:匿名使用者

這是國家行政機關的公文格式

國家行政機關公文格式 國家行政機關公文格式

1 範圍

本範圍規定了國家行政機關公文通用的紙張要求、印製要求、公文中各要素排列和標識規則。

本標準適用於國家各級行政機關制發的公文。其他機關公文可參照執行。使用少數民族文字印製的公文,其格式可參照本標準按有關規定執行。

2 引用標準

下列標準所包含的條文,通過在本標準中引用而構成為本標準的條文。本標準出版時,所示版本均為有效。所有標準都會被修訂,使用本標準的各方應**使用下列標準最新版本的可能性。

gb/t 148-1997 印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸

3 定義

本標準採用下列定義。

3.1 字 word

標識公文中橫向距離的長度單位。一個字指一個漢字所佔空間。

3.2 行 line

標識公文中縱向距離的長度單位。本標準以3號字高度加3號字高度7/8倍的距離為一基準行;公文標準以2號字高度加2號字高度7/8倍的距離為一基準行。

4 公文用紙主要技術指標

公文用紙一般使用紙張定量為60g/m2-80g/m的膠紙印刷紙或複寫紙。紙張白度為85%—90%,橫向耐折度≥15次,不透明度≥85%,ph值為7.5—9.5。

5 公文用紙幅面及版面尺寸

5.1 公文用紙幅面尺寸

公文用紙張採用gb/t 148中規定的a4型紙,其成品幅面尺寸為:210mm×297mm,尺寸的允許偏差見gb/t 148。

5.2 公文頁邊與版心尺寸

公文用紙天頭(上白邊)為:37mm±1mm

公文用紙訂口(左白邊)為:28 mm±1mm

版心尺寸為:156 mm×225mm(不含頁碼)

6 公文中**的顏色

未作特殊說明公文中**的顏色均為黑色。

7 排版規格與印裝要求

7.1 排版規格

正文用3號仿宋體字,文中如有小標題可用3號小標宋體字或黑體字,一般每面排22行,每行排28個字。

7.2 製版要求

版面乾淨無底灰,字跡清楚無斷劃,尺寸標準,版心不斜,誤差不超過1mm。

7.3 印刷要求

雙面印刷;頁碼套正,兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應達到色譜所標bl100%,紅色油墨應達到色譜所標y80%,m80%。印品著墨實、均勻;字面不花、不白、無斷劃。

7.4 裝訂要求

公文應左側裝訂,不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落,後背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。

騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1/4處,允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書 間的距離為3mm~5mm;無壞釘、漏釘、重釘,針腳平伏牢固;後脊不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差±1mm,四角成90度,**茬或缺損。

8 公文中各要素標識規則

本標準將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。

置於公文首頁紅色反線(寬度同版心,即156mm)以上的各要素統稱眉首;置於紅色反線(不含)以下至主題詞(不含)之間的各要素統稱主體;置於主題詞以下的各要素統稱版記。

8.1 眉首

8.1.1 公文份數序號

公文份數序號號是將同一文稿印製若干份時每份公文的順序

編號。如需標識公文份數序號,用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第1行。

8.1.2 祕密等級和保密期限

如需標識祕密等級,用3號黑體字,頂格標識在版心右上角

第1行,兩字之間空1字;如需同時標識祕密等級和保密期限,用3號黑體字,頂格標識在版心右上角第1行,祕密等級和保密期限之間用”★”隔開。

8.1.3 緊急程度

如需標識緊急程度,用3號黑體字,頂格標識在版心右上角第1行,兩字之間空1字;如需同時標識祕密等級和緊急程度,祕密等級頂格標識在版心右上角第1行如需標識祕密等級,用3號黑體字,頂格標識在版心右上角第1行,緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。

8. 1。4 發文機關標識

由發文機關全稱或規範化簡稱後加”檔案”組成;對一些特定

的公文可只標識發文機關全稱或規範化簡稱。發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm。對於上報的公文,發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。

如需標識公文份數序號、祕密等級和保密期限以及緊急程度,可在發文機關標識上空2行向下依次標識(見圖三)。

發文機關標識推薦使用小標宋體字,用紅色標識。字號由發文機關以醒目美觀為原則酌定,但一般應小於22 mm×15mm(高×寬)。

聯合行文時應使主辦機關名稱在前,“檔案”二字置於發文機關名稱右側,上下居中排布;如聯合行文機關過多,必須保證公文首頁顯示正文。

8.1.5 發文字號

發文字號由發文機關代字、年份和序號組成。發文機關標識

下空2行,用3號仿宋體字,居中排布;年份、序號用阿拉伯數碼標識;年份應標全稱,用六角“[ ]”括入;序號不編虛位(即1不編為o01),不加“第”字。

發文機關之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。

8.1.6 簽發人

上報的公文需標識簽發人姓名,平行排列於發文字號右側。發文字號居左空1字,簽發人姓名居右空1字;簽發人用3號仿宋體字,簽發人後標全形冒號,冒號後用3號楷體字標識簽發人姓名。

如有多個簽發人,主辦單位簽發人姓名置於第1行,其他籤

支人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序

依次順排,下移紅色反線,應使發文字號與最後一個簽發人姓名

處在同一行並使紅色反線與之的距離為4mm。

8.2 主體

8.2.1 公文標題

紅色反線下空2行,用2號小標宋體字,可分一行或多行居中排布;回行時,要做到詞意完整,排列對稱,間距恰當。 8.2.2 主送機關

標題下空1行,左側頂格用3號仿宋體字標識,回行時仍頂格;最後一個主送機關名稱後標全形冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時,應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上,標識方法同抄送。

8.2.3 公文正文

主送機關名稱下l行,每自然段左空2字,回行頂格。數字、年份不能回行。

8.2.4 附件

公文如有附件,在正文下空l行左空2字用3號仿字型字標識“附件”,後標全形冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼 (如“附件:1.×××××”);附件名稱後不加標點符號。

附件應與公文正文一起裝訂,並在附件左上角第l行頂格標識“附件”,有序號時標識序號;附件的序號和名稱前後標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂,應在附件左上角第l行頂格標識公文的發文字號並在其後標識附件(或帶序號)。

8.2.5 成文日期

用漢字將年、月、日標全;“零”寫為“o”;成文日期的標識位置見8.2.6。

8.2.6 公文生效標識

公文生效標識是證明公文效力的表現形式。它包括髮文機關印章或簽署人姓名。公文生效標識有以下兩種情況,一種是單一發文機關如何標識公文生效標識,另一種是聯合行文的機關如何標識公文生效標識。

8.2.6.1 單一發文印章

單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱,只標識成 文日期。成文日期右空4字;加蓋印章應上距正文l行之內,端正、居中下壓成文時間,印章用紅色。

當印章下弧無文字時,採用下套方式,即僅以下弧壓在成文日期上;

當印章下弧有文字時,採用中套方式,即印章中心線壓在成文日期上。

8.2.6.2 聯合行文印章

當聯合行文需加蓋兩個印章時,應將成文日期拉開,左右各空7字;主辦機關印章在前;兩個印章均壓成文日期,印章用紅色。只能採用同種加蓋印章方式,以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切,相距不超過3mm。

當聯合行文需加蓋3個以上印章時,為防止出現空白印章,應將各發文機關名稱(可用簡稱)按加蓋印章順序排列在相應位置,並使印章加蓋或套印在其上。主辦機關印章在前,每排最多排3個印章,兩端不得超出版心;最後一排如餘一個或兩個印章,均居中排布;印章之間互不相交或相切;在最後一排印章之下右空2字標識成文時間。

8.2.6.3 特殊情況說明

當公文排版後所剩空白處不能容下印章位置時,應採取調整行距、字距的措施加以解決,務使印章與正文同處一面,不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。

8.2.7 附註

公文如有附註,用3號仿宋體字,居左空2字加圓括號標識在成文日期下1行。

8.3 版記

8.3.1 主題詞

“主題詞”用3號黑體字,居左頂格標識,後標全形冒號;詞目用3號小標宋體字;詞目之間空1字。

8.3.2 抄送機關

公文如有抄送機關,在主題詞下l行;左右各空1字,用3號仿宋體字標識“抄送”,後標全形冒號;抄送機關間用逗號隔開,回行時與冒號後的抄送機關對齊;在最後一個抄送機關後標句號。如主送機關移至主題詞之下,標識方法同抄送機關。

8.3.3 印發機關和印發日期

位於抄送機關之下(無抄送機關在主題詞之下)佔l行位置;用3號仿宋體字。印發機關左空l字,印發日期右空1字。印發日期以公文付印的日期為準,用阿拉伯數碼標識。

8.3.4 版記中的反線

版記中各要素之下均加一條反線,寬度同版心。

8.3.5 版記的位置

版記應置於公文最後一面(封四),版記的最後一個要素置於最後一行。

9 頁碼

用4號半形白體阿拉伯數碼標識,置於版心下邊緣之下一行,

數碼左右各放一條4號一字線,一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空l字,雙頁碼居左空1字。空白頁和空白頁以後的頁不標識頁碼。

10 公文中**

公文如需附表,對橫排a4紙型**,應將頁碼放在橫表的左側,單頁碼置於表的左下角,雙頁碼置於表的左上角,單頁碼錶頭在訂口一邊,雙頁碼錶頭在切口一邊。

公文如需附a3紙型**,且當最後一頁為a3紙型**時,封

三、封四(可放分送,不放頁碼)應為空白,將a3紙型**貼在封三前,不應貼在檔案最後一頁(封四)上。

11 公文的特定格式

11.1 信函式格式

發文機關名稱上邊緣距上頁邊的距離為30mm,推薦用小標宋體字,字號由發文機關酌定;發文機關全稱下4mm處為一條武文線 (上粗下細),距下頁邊20mm處為一條文武線(上細下粗) ,兩條線長均為170mm。每行居中排28個字。首頁不顯示頁碼。

發文機關名稱及雙線均印紅色。發文字號置於武文線下1行版心右邊緣頂格標識。發文字號下空l行標識公文標題。

如需標識祕密等級或緊急程度,可置於武文線下l行版心左邊緣頂格標識。兩線之間其他要素的標識方法從本標準相應要素說明。

11.2 命令格式

命令標識由發文機關名稱加“命令”或“令”組成,用紅色小標宋體字,字號由發文機關酌定。命令標識上邊緣距版心上邊緣20mm,下邊緣空2行居中標識令號;令號下空2行標識正文;

正文下空1行右空4字標識簽發人簽名章,簽名章左空2字標識簽發人職務;聯合釋出的命令或令的簽發人職務應標識全稱。在簽發人簽名章下空1行右空2字標識成文日期。其他要素從本標準相關要素說明。

11.3 會議紀要格式

會議紀要標識由“××××××會議紀要”組成。其標識位置同8.l.4,用紅色小標宋體字,字號由發文機關酌定。會議紀要不加蓋印章。其他要素從本標準相關要素說明。

12 式樣

a4型公文用紙頁邊及版心尺寸見圖1;公文首頁版式見圖2;

上報公文首頁版式見圖3;公文末頁版式見圖4;聯合行文公文末

頁版式1見圖5;聯合行文公文末頁版式2見圖6。

公文格式,信格式公文格式,推薦信格式。

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